민첩하고 유연한 애자일 (agile) 근무 방식 중 하나는 팀원들을 동일장소에 배치하는 것(collocation)이다. 여러 연구에 의하면 같은 장소에서 함께 일하는 것은 생산성과 효율성을 높이고 의사결정에도 더 유리하다. 그렇다면 코로나바이러스 같은 사태로 동일 장소에서 근무하는 것이 불가능하거나 바람직하지 않은 경우는 어떻게 해야 하는가? 팀원들이 원격으로 일하면서도 여전히 애자일할 수 있는가?
대부분의 팀이, 특히 최근에 구성된 팀일수록 어느 정도의 생산성 하락은 경험할 것이다. 그럼에도 불구하고, 질문에 대한 대답은 ‘그렇다’이다. 이것이 우려의 원인이 되어선 안 된다. 동일장소 배치가 효과가 좀 더 분명할 뿐이다. 애자일이 원격근무를 더 편리하게 해준다는 점도 확인할 수 있다. 애자일한 방식으로 일하는 많은 기업들이 애자일 원칙을 따르는 것이 효과적인 원격근무에 도움이 된다고 말하고 있다.
- 엄격한 우선순위화. 백로그를 생성하고 지속적으로 보완하는 것은 팀과 개인이 원격으로 일할 시에도 가장 중요한 일에 집중할 수 있도록 해준다.
- 소규모 자율적인 크로스펑셔널팀 (CFT). 소규모 팀은 탄력성이 높고 필요 시 방향 수정이 용이하다.
- 정기적 회의. 정기적인 흐름의 회의는 모든 구성원이 같은 선상에 있게 해주며, 재택 근무 시 공조를 가능하게 해준다.
- 애자일 리더십. 좋은 리더는 구체적인 결과와 목표에 집중해 팀으로 하여금 공통된 비전을 향해 나아갈 수 있게 한다.
애자일은 특정 관행들의 합이라기보다는 일련의 문화적 가치, 원칙, 행동이 핵심이다. 원칙을 준수하는 팀은 삶과 비즈니스가 정상적인 패턴을 돌아올 때까지 계속해서 효과적으로 운영될 수 있을 것이다. 다음은 팀의 역량을 어떻게 집중할 것인가에 대한 조언이다.
조율 유지
이전에도 언급했듯이 자율권을 지닌 소규모 크로스펑셔널팀은 애자일 조직의 핵심이다. 자율적으로 행동할 역량은 주인의식과 창의력을 발휘시켜 팀으로 하여금 빠른 의사결정과 행동력을 가능하게 한다. 그러나, 높은 수준의 자율성은 여러 팀간 조율이 이루어질 때에 가능하다. 또한, 조율의 중요성은 팀원들이 원격으로 일할 때 더욱 높아진다.
애자일한 리더는 팀이 기업의 전반적 목표, 전략, 우선순위와 같은 방향으로 조율되는 것을 반드시 확인해야 한다.
애자일한 리더는 팀이 기업의 전반적 목표, 전략, 우선순위와 같은 방향으로 조율되는 것을 반드시 확인해야 한다. 리더는 무엇을 왜 해야 하는지에 대해 설명하는 등 자신의 의도를 소통하여 팀원들이 팀의 목표와 더 넓은 범위의 사업 목표에 집중하도록 해야 한다. 정상적인 시기에도 조율은 자율성의 전제조건이다. 팀이 물리적으로 떨어져 있게 되는 위기의 시기에는 조율의 중요성은 그 어느 때보다 커진다.
모임 우선순위 책정
정기적인 모임은 체계적이고 일상적인 원격근무를 가능하게 해준다. 보통 가상회의 및 콜에는 진척도 논의를 위한 60~90분의 주간 회의, 차주 예측 회의, 경영진과의 공식 커뮤니케이션, 잠재 리스크 및 문제요소 제기 등이 포함된다. 매일15~30분간 진행되는 스탠드업 미팅은 어제의 진척도, 오늘의 계획, 문제 또는 저해요소 제기 등을 위한 시간이다. 추가로, 필요 시 가상회의 (가능하면 비디오컨퍼런스 활용) 및 인스턴트 메시지를 이용해 업무 및 기타 사안에 대해 동료들과 대화한다.
리더가 자신의 일정과 책무에 대해 투명하게 공개하는 것이 좋다. 가령 온라인 캘린더에 표시를 해두어 동료들에게 자신의 비는 시간을 알려주어야 하며, 팀과 정기적으로 만남 및 접점을 갖는 것이 좋다.
가상 툴 활용
한가지 반가운 소식은 요즘에는 사용할만한 가상 툴이 많이 있고, 이 툴들이 실제로 도움이 된다는 점이다. 오디오 또는 비디오 컨퍼런스툴, 예를 들어 웨벡스 (Webex)나 줌 (Zoom)을 떠올려보자. 규모가 큰 기업은 자체적인 가상 프라이빗 네트워크를 사용할 수 있을 것이다. 근무시간 중 항시 연결되어 있다면 팀원간 공식/비공식 커넥션을 강화할 수 있다. 원격근무 초기의 빈번한 콜이나 컨퍼런스는 직원들이 새로운 소통방식에 적응하는데 도움이 될 것이다. 팀원들이 일대일 회의를 진행하는 동시에 다수가 참여하는 가상 회의에도 참여하는 분할역량은 동일장소 근무를 시뮬레이션하는 데 있어 중요한 요소이다. 동일장소배치 지원 툴(예: 이그나이트,, 행아웃, 지라, 트렐로)나 업무중심 메시지 플랫폼 (예: 슬랙)과 마찬가지로 가상 화이트보드 또한 물리적 절단을 극복하는데 유용한 툴이다.
원격근무 초기의 컨퍼런스콜을 자주 하는 것은 직원들의 적응을 돕는다.
원격근무를 계획하는데 있어 일상업무에 일반적으로 발생하는 활동을 분류해서 이 활동이 물리적 사무실의 경우 어느 장소에서 발생하는 지를 생각해 보는 것이 도움이 된다. 이런 공간이나 방은 다양한 가상 툴을 사용해 재창조할 수 있다. (표 참조). 팀원들의 가상 공간에 대한 버추얼투어를 제공하는 것은 원격 공조에 적응하게 할 수 있다.
가상 팀 문화 구축
좋은 리더는 팀 문화를 구축하기 위한 창의적인 방안을 모색한다.
원격 근무의 가장 어려운 부분이자 가장 중요한 부분이다. 문화는 눈에 보이는 것은 아니지만 업무환경의 중요한 요소이며 팀이 물리적으로 흩어지게 되면 사라지기 쉬운 요소이기도 하다. 사이버공간에는 냉장고나 휴게실이 없다.
좋은 리더는 팀 문화를 구축하기 위한 창의적인 방안을 모색한다. 한가지 방법은 리더의 새로운 근무 환경으로 팀원들을 초대하는 것이다. 리더 자신의 홈오피스나 더 나아가 집과 동네 사진을 공유하거나 버추얼투어를 제공할 수도 있다. 우리 동료 중 한 명은 최근 가상 공간의 사회적 친밀함으로 물리적 거리감을 해소한 경험에 대한 기고문을 작성한 바 있다. 또 다른 방법은 팀원들의 집중력을 유지하고 참여를 독려하기 위해 각자 역할을 지정하는 것이다. 가령, “토끼굴 마스터(rabbit hole master)”를 지정해서 팀이 불필요한 논쟁에 빠지지 않도록 한다. “젠마스터(zen master)”는 팀의 에너지 레벨을 최상으로 유지한다. “타임키퍼 (time keeper)”는 타임박싱 (timeboxing)을 수행한다.
다음 세가지 가치를 준수하는 것 역시 효과적인 문화를 형성하는 데 도움이 된다.
공감. 어떤 사람은 다른 사람들보다 업무환경이 완전히 파괴된 상황에 더 기민하게 대응할 것이다. 가령 자녀가 있는 사람들은 그렇지 않은 사람들보다 재택근무에 더 어려움이 있을 것이다. 사람마다 이 상황을 받아들이는 정도가 다르다는 것을 염두에 두고 다양한 견해에 대해 허심탄회하게 대화해야 한다. 다른 사람의 상황을 인지하고 있는 팀원은 삶과 비즈니스가 정상으로 돌아올 때까지 보다 효과적으로 업무를 수행할 수 있을 것이다.
투명성. 확실한 것은 불확실성 그 자체밖에는 없는 시기에 리더는 업무, 납기, 개인적 반응 등에 있어 완전한 투명성을 위해 더욱 노력해야 한다. 설사 문제에 대한 답이 “지금은 알 수 없다”일지라도 투명하게 소통해야 한다.
참여. 동료들간 소통을 장려하라. 냉장고 옆에서 나누는 대화는 관계를 유지하는데 중요한 요소다. 온라인으로 하는 모든 대화가 일에 관한 것일 필요는 없다. 동료들에게 지금 이 상황을 어떻게 견디고 있는지 또는 자녀들이 어떻게 지내는지에 대해 물어보라.
코로나19로 인한 위기가 얼마나 지속될지는 아무도 모르지만, 많은 사람들이 적어도 몇 주에서 많게는 몇 개월간은 원격으로 근무하는 것은 피할 수 없을 것 같다. 생산성에 타격을 입을 수는 있지만, 피해를 입는 것만은 아닐 것이다. 애자일한 접근은 원격으로 근무하는 팀이 효과적으로 기능하고 미래에는 보다 탄력적인 조직으로 발전하게 할 것이다.
